A informatização na administração pública

Abstract

Este trabalho é uma análise sobre gestão documental, tem como tema: Informatização de Arquivos na Administração Pública: uma análise sobre o processo de digitalização de documentos na prefeitura municipal de Redenção - CE. E por objetivo informatizar os documentos produzidos ou recebidos, para posterior pesquisa e localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e configuráveis nas repartições públicas municipais, da Prefeitura de Redenção, no Ceará. Como se dá o acesso aos documentos, sejam por parte dos próprios servidores e gestores ou, de interesse particular. Para pesquisa ou de utilidade probatória de quem deles necessitem; Reduzir o custo com armazenamento, recuperação e duplicação dos documentos; Levar rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição dos mesmos. A metodologia utilizada fora visitas às secretarias com anotações e questionamentos levantados aos servidores e secretário, sobre o tema Informatização de Arquivos na Administração Pública. Verificou-se que os documentos são catalogados por data, conteúdo e ordem alfabética, controle feito em papeis. Com o passar do tempo são danificados. Que os Softwares trazem benefícios, na organização dos arquivos, porém certas dificuldades foram encontradas nos setores públicos, como a descontinuidade do programa por mudança na gestão; e resistência de servidores, especialmente os mais antigos, às novas tecnologias. Constatou-se que a forma mais eficiente e pratica de tratar os arquivos, com o avanço das tecnologias, são os softwares, acompanhado de capacitação dos servidores que irão trabalhar nos programas. Como os bancos de dados facilitam na organização dos documentos, na busca eficiente dos arquivos, com a durabilidade necessária a cada fase para a guarda permanente ou sua eliminação.